Stellen sie sich bitte folgendes Szenario vor:

Sie müssen einen Datenbestand von mehr als 70.000 Aufträgen verwalten. Zu jedem Auftrag existieren 8-9 Positionen. Pro Tag werden bis zu 100 neue Aufträge erfasst mit bis zu 1100 Positionen. Auch von mehreren Benutzern gleichzeitig. Dies wären dann über 600.000  Datensätze. Sie verwalten ca. 3.500 Kunden und 100 Lieferanten.

Einen Auftrag finden sie nicht nur über die Eingabe der Auftragsnummer, sie können eben so gut einen Teil des Kundennamens oder des Lieferanten zur Suche benutzten. Das Suchergebnis wird in jedem Fall unverzüglich angezeigt. Gleiches gilt für die Verwaltung ihrer Kunden/Lieferanten-Daten.

Gleichzeitig verwalten sie die Umsatzzahlen der letzten 5 Jahre für jede vorhandene Kunden/Lieferanten-Kombination. Auswertungen sind in allen notwendigen Kunde/Lieferant/Vertreter-Beziehungen möglich. Ca. 200 Servicekräfte erhalten teils individuelle Vergütungen in Abhängigkeit von den Umsätzen. Die Berechnung erfolgt per Mausklick einschließlich der Erstellung einer Buchungsdiskette für ihre Bank.

Hierfür ist keineswegs eine SQL-Datenbank oder ein High-End-Server nötig. Die werden für ganz andere Datenmengen benötigt. Ein PC mit ca. 1GHz, 256MB RAM, also weit unter dem, was zur Zeit als Einstiegsklasse angeboten wird, reicht hierfür vollkommen aus. Und im Netzwerk können auch mehrere User an der Anwendung arbeiten.

Die Grenzen für MS Access werden meist nicht durch die Anzahl der zu verwaltenden Daten gesetzt. Das Datenbankdesign, die optimale Datenhaltung und der richtige Einsatz von Indexfeldern sind der Schlüssel für einen schnellen Zugriff.

SQL-Server / SAP
Selbstverständlich können die mit Access auch schnell und effektiv auf Daten eines SQL-Servers zugreifen. Die Netzwerkbelastung wird dabei auf ein Minimum reduziert. Abfragen, die ein durchsuchen großer Datenbestände notwendig machen, werden wesentlich beschleunigt.
Bei der Zusammenarbeit mit SAP hat sich folgende Arbeitsweise bewährt: Dateneingaben können auf komfortable Weise in Access erfolgen. Daraus werden Textdateien erzeugt, welche mittels SAP-Input-Routinen in SAP eingelesen werden.
Auswertungen werden über SAP-Berichte durchgeführt. Diese werden als Datei gespeichert und in Access eingelesen. Was sich hier kompliziert anhört, kann über Programme auf wenige Mausklicks reduziert werden. Der Nutzen (schnelles Anpassen der Eingabemasken, Komfortable Auswertungen) macht den Mehraufwand leicht wett.